Polityka prywatności – esklep NCBJ

Wprowadzenie

Ten dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Narodowe Centrum Badań Jądrowe w Otwocku (NCBJ). NCBJ przetwarza dane osobowe podane w formularzach rejestracyjnych on-line do wydarzeń, do płatności, przy korzystaniu ze stron internetowych NCBJ i innych narzędzi NCBJ. Dlatego poniżej opisane zostały zasady przestrzegania przez NCBJ rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), w szczególności o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przetwarzanie danych osobowych przez NCBJ odbywa się w różnych celach i zgodnie z różnymi podstawami prawnymi przetwarzania (art. 6 RODO). To, jaki jest rodzaj przetwarzanych przez NCBJ danych osobowych, wpływa na okresy przechowywania danych osobowych.

Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do przypadków, w których NCBJ jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których dane osobowe pozyskiwane są na podstawie art. 13 RODO, tj. bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (Podmiot danych), jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskiwane są na podstawie art. 14 RODO, tj. od innych podmiotów niż Podmiot danych.

Treść Klauzuli informacyjnej

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04. 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy że:

Administrator danych osobowych i kontakt

Administratorem Państwa danych osobowych jest Narodowe Centrum Badań Jądrowych (dalej jako NCBJ) z siedzibą w Otwocku, ul. Andrzeja Sołtana 7, 05-400 Otwock.
Może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych w NCBJ, na adres podany powyżej lub pod adresem iod@ncbj.gov.pl.
Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz dla realizacji niżej podanych celów.

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna przetwarzania
Realizacja umów, porozumień lub projektów zawartych z kontrahentami	Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest podmiot danych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Obsługa działań związanych z nawiązaniem kontaktu, negocjacjami, prowadzoną umową, porozumieniem lub projektem	Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO) do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora obejmujących wykonanie obowiązków określonych umową, porozumieniem lub projektem (art. 6 ust. 1 lit f RODO)
Pobieranie wpłat/opłat za udział w konferencjach lub wydarzeniach naukowych oraz wpłat/opłat od sponsorów na rzecz organizowania wydarzeń NCBJ, w tym za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych online	Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora obejmujących potwierdzanie wpłat, prowadzenie rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit f RODO)
Udział w wydarzeniach: spotkaniach, konferencjach, szkoleniach, warsztatach, kongresach itp.	Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO) do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora obejmujących wykonanie obowiązków określo-nych umową, porozumieniem lub projektem (art. 6 ust. 1 lit f RODO) Przesłanką legalizującą przetwarzanie może być Pani/Pana wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)
Informowanie o innych wydarzeniach i materiałach wg treści zgody	Niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) i/lub zgody Podmiotu danych (art. 6 ust. 1 lit a)
Udostępnianie i korzystanie z newsletterów	Niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO)
Prowadzenie działań informacyjnych, promocyj-nych za pośrednictwem portali społecznościowych	Niezbędność przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – cele statutowe do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na wyko-rzystaniu nowoczesnych narzędzi komunikacji (art. 6 ust. 1 lit f RODO) Przesłanką legalizującą przetwarzanie może być Pani/Pana wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)
Ewentualne ustalanie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi	Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), który polega na ochronie jego praw i dochodzeniu roszczeń
Wypełnienie obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej	Niezbędność przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości oraz prawem podatkowym)
Wypełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji archiwalnej	Niezbędność przetwarzania w celu wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Podczas pobytu na terenie NCBJ: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia oraz przeciwdziałanie naruszeniom prawa,Kontrola wstępu na teren NCBJ,Kontrola materiałów i składników majątkowych wnoszonych i wynoszonych z terenu NCBJ	Niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e i art. 9 ust. 2 lit. g RODO – w zw. z ustawą o ochronie osób i mienia oraz nadzorem właściwych organów państwa)
Przetwarzanie danych na podstawie zgody	Przesłanką legalizującą przetwarzanie może być Pani/Pana wyraźna zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)

Przekazywanie danych osobowych do innych podmiotów

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach, o których mowa w pkt 4, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane podmiotom wspierającym wewnętrzne działania NCBJ (np. kancelarie prawne, podatkowe, audytorzy, dostawcy systemów i rozwiązań, a także usług płatniczych), organom, instytucjom i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych osobowych mogą być inne podmioty i osoby, które na podstawie stosownych umów podpisanych z NCBJ przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest NCBJ, bądź wobec których NCBJ zobowiązany jest do wykazania rozliczalności projektu/umowy/porozumienia.

Retencja danych

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w wiążącej strony umowie/porozumieniu/projekcie, przez okres wymaganej archiwizacji lub przez okres wskazany w przepisie prawa i/lub przez okres przysługujący na dochodzenie ewentualnych roszczeń. W przypadkach określonych przez prawo zamówień publicznych, okres przechowywania wynosi 4 lata. W przypadkach wymaganych przez przepisy prawa podatkowego i o rachunkowości, okres przechowywania wynosi 5 lat. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody – do czasu jej prawidłowego cofnięcia.

Prawa podmiotów danych osobowych

7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, prawo do żądania sprostowania lub uzupełnienia/zmiany danych osobowych, prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), chyba że usunięcie danych osobowych nie jest możliwe stosownie do art. 17 ust. 3 b), d) lub e) RODO oraz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

8. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w NCBJ Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

Sposób pozyskania danych osobowych

9. Pani/Pana dane osobowe otrzymujemy od Pani/Pana bezpośrednio albo od podmiotu, z którym zawarta została ww. umowa/porozumienie lub realizowany jest projekt, a Pan został tam wskazany jako kontrahent, partner, osoba reprezentująca, pełnomocnik, przedstawiciel, pracownik lub współpracownik.

Rodzaj danych osobowych

10. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez NCBJ obejmuje dane osobowe niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt. 4 powyżej i mogą to być.: imię, nazwisko, afiliacja, stopień/tytuł naukowy, adres służbowy do kontaktu, e-mail, nr telefonu, numer rachunku bankowego, nr karty płatniczej, a także dane osobowe niezbędne dla umożliwienia wstępu na teren NCBJ, w tym.: numer dokumentu tożsamości i obywatelstwo cudzoziemca.

Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych/portali informacji ze szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.

W wybranych przypadkach Administrator udostępnia dodatkowe Klauzule informacyjne adekwatne do konkretnej sytuacji. Pełna lista najczęściej stosowanych klauzul znajduje się na stronie www.ncbj.gov.pl. Zachęcamy do lektury.

Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Pani/Pana dane osobowe nie będą transferowane przez NCBJ do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Nie będzie Pani/Pan podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu przez NCBJ.

Inne informacje

Osoby fizyczne odwiedzające strony internetowe NCBJ lub korzystające z płatności online, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które podają do NCBJ. Strony i narzędzia ograniczają zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na pożądanym poziomie, stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Cookies

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania strony lub narzędzia do przesyłu danych osobowych. Należące do tej kategorii pliki cookies wykorzystywane są, aby zapewnić:

utrzymanie sesji użytkownika;
zapisanie stanu sesji użytkownika;
umożliwienie autoryzacji z wykorzystaniem Serwisu logowania, jeśli taki ma zastosowanie
zapisanie informacji pozwalającej na anonimowe zalogowanie użytkownika;
monitoring dostępności usług.

Kolejna kategoria plików cookies, to pliki, które wprawdzie nie są niezbędne do korzystania ze stron i narzędzi, ale ułatwiają korzystanie z nich. Wykorzystuje się je, aby umożliwić:

przywrócenie ostatnio odwiedzanego widoku przy następnym zalogowaniu do produktu;
zapamiętanie wyboru użytkownika w kwestii zaprzestania wyświetlania wybranego komunikatu lub wyświetlenia go określoną liczbę razy;
przywrócenie sesji użytkownika
zapamiętanie ostatnio wybranej kategorii w produkcie;
sprawdzenie czy zapis do plików cookies funkcjonuje prawidłowo;
umożliwienie automatycznego zalogowania do produktu (opcja „zapamiętaj mnie”);
dopasowanie zawartości produktów do preferencji użytkowników;
przywrócenie ostatniego wyniku wyszukiwania w produkcie;
wyświetlenie ostatnio wybranego parametru sortowania.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies wykorzystywanymi przez NCBJ lub przez jakichkolwiek innych zewnętrznych dostawców, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Dalsze informacje na ten temat znajdują się w dokumencie „Jak zarządzać plikami cookies” – tutaj. NCBJ zastrzega jednocześnie, że po odrzuceniu plików cookies niektóre funkcje oferowane przez nasze strony i narzędzia mogą nie działać prawidłowo, a nawet w niektórych przypadkach wiąże się to z całkowitym uniemożliwieniem korzystania z wybranego produktu.

Logi dostępowe

Zbieramy informacje dotyczące korzystania ze stron i narzędzi przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną WWW. Adres IP jest wykorzystywany przez nas nadto w celach statystycznych, tj. do gromadzenia i analizy danych demograficznych osób odwiedzających witrynę (np. informacji o regionie, z którego nastąpiło połączenie). Na podstawie uzyskanych w podany wyżej sposób informacji w szczególnych przypadkach sporządzane są zbiorcze, ogólne zestawienia statystyczne, ujawniane osobom trzecim, współpracującym z nami. Obejmują one zwykle informacje o oglądalności serwisu. Zestawienia te nie zawierają jednak, co podkreślamy, żadnych danych pozwalających na identyfikację (określenie tożsamości) danego użytkownika Serwisu.

Informujemy jednocześnie, że możemy zostać zobowiązani do ujawnienia informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika strony lub narzędzia na żądanie uprawnionych do tego – na podstawie obowiązujących przepisów prawa – organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Pozostałe informacje

Co do zasady, tylko gdy jest to rzeczywiście niezbędne do świadczenia danej usługi w niektórych przypadkach, np. przy subskrybowaniu bezpłatnych newsletterów, zapisywaniu się na wydarzenia, czy w formularzach zamówień, zbieramy bardziej szczegółowe informacje o użytkownikach, takie jak adresy poczty elektronicznej lub inne dane osobowe. W każdym takim przypadku NCBJ informuje o tym oddzielnie w dodatkowej klauzuli informacyjnej.

Wszelkie pozostałe pytania, wątpliwości i skargi

W razie, gdybyście mieli Państwo jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy o przesłanie maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres iod@ncbj.gov.pl. Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi. Z Inspektorem Ochrony Danych w Narodowym Centrum Badań Jądrowych w Otwocku można skontaktować się pisząc na adres pocztowy albo mailowy podane na wstępie.

Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki prywatności?

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 10 lipca 2025 r.